Autohaus Holz GmbH in Landau

Außenansicht des Autohaus Holz in Landau

Bankboy in der Praxis

Nachdem die Autohaus Holz GmbH bereits mit DocuBizz den Belegworkflow optimiert hat, schließt das Bankboy-Kontierungssystem einen weiteren Medienbruch.

"Wir hatten bereits in der Vergangenheit Hochgeschwindigkeit in der Finanzbuchhaltung, Bankboy liefert uns jedoch noch einen zusätzlichen Turbo", so Elmar Hilzendegen, kaufmännischer Geschäftsführer der Autohaus Holz GmbH in Landau in der Pfalz.

Daten verknüpfen statt abtippen

"In der Werkstatt geht nichts mehr ohne Datenfluss. Die Bordcomputer unserer Kundenfahrzeuge erzeugen Fehlermeldungen, wir lesen diese Meldungen aus und können schnell reagieren. Doch in der Buchhaltung hingen wir fast unbemerkt einer solchen Entwicklung vor dem Einsatz von Bankboy jahrelang hinterher. Ausgedruckte Kontoauszüge dienten uns – wie in vielen Unternehmen – als Basis zur Erstellung von Buchungen. So gesehen haben wir elektronisch vorhandene Daten tatsächlich abgetippt."

Elektronische Kontoauszüge

Martin Kachel, Mitarbeiter der Buchhaltung ergänzt: "Heute rufen wir Kontoauszüge elektronisch ab, die Daten werden automatisch dem Bankboy zur Verfügung gestellt. Offene Posten aus unserem Finanzbuchhaltungssystem Optima21 dienen zum Abgleich der Zahlungen, so dass bei Übereinstimmungen der Rechnungsnummer und der Zahlungsbedingungen sowohl kreditorisch als auch debitorisch automatische Buchungen erzeugt werden. Für Sachkontenbuchungen können wir flexible Vergleichsdaten anlegen, so dass Bankboy auch hier für eine hohe Automatisierung und vor allem auch Standardisierung sorgt."

Hohe Effizienz durch ein vermeintlich kleines Werkzeug

Die SysCommConsult GmbH als Hersteller des Bankboy Kontierungssystems hat sich auf die Automatisierung von Buchungen spezialisiert. Sie konzentriert sich auf spezielle Erweiterungen, deren Focus sich auf den Bereich des Erkennens und Reagierens auf bestimmte Buchungen konzentriert. Martin Kachel bestätigt seine Erfahrungen damit wie folgt: "Als KFZ-Händler sind wir sehr auf branchentypische Funktionalitäten angewiesen, auch die KFZ-Hersteller haben einen hohen Anspruch an die Dealer Management Systeme. So konzentriert sich der Hersteller unseres Systems in erster Linie auf die Weiterentwicklung der Kernmodule wie z. B. des Verkäuferarbeitsplatzes. Darüber hinaus hat unser Systemanbieter zwar grundsätzlich auch die Möglichkeit geschaffen, Kontoauszugsdaten direkt in das System einzulesen, aber es fehlen uns dort die sehr umfangreichen, ausgefeilten Automatisierungstechnologien. Einen wirklichen Performancegewinn zum klassischen Abtippen haben wir erst durch den Einsatz des Bankboy erzielt."

Die Kernkompetenzen

Hansjörg Reiter, Steuerberater aus Karlsruhe und Initiator des Bankboy Kontierungssystems, ergänzt: "Diese Erfahrung machen wir sehr häufig. Der Anteil der Bankbuchungen ist im Vergleich zu den gesamten ERP-Prozessen verhältnismäßig niedrig. Dennoch bedarf es umfangreicher Logiken und Technologien, um hohe Automatisierungsquoten mit entsprechenden Sicherheitsfunktionen zu realisieren. ERP-Hersteller müssten sehr viel Manpower binden, um das auch umsetzen zu können. Diese Kräfte fehlen dann aber wiederum in der eigentlichen Kernentwicklung. Dank Bankboy muss das Rad nicht noch einmal neu erfunden werden, die ausgefeilten Schnittstellen und der Focus auf die Arbeitsergonomie sorgen für eine gelungene Integration in die Buchhaltungsinfrastruktur unserer Anwender. Viele ERP-Hersteller erkennen darin eindeutige Synergien, die sich auf die Konzentration auf die Kernkompetenzen auswirken."

Der Blick in die Zukunft

"Wir planen, weitere Lücken zu schließen und manuelle Arbeitsvorgänge zu automatisieren. Bankboy soll uns demnächst auch dazu dienen, Zahlungs- und Belastungsavise vor allem der KFZ-Hersteller automatisch verarbeiten zu können", blickt Elmar Hilzendegen nach vorne. "Darüber hinaus gab uns Bankboy den Anlass, Buchungen aus Zahlungsterminals elektronisch zu erhalten, so dass Bankboy die dazugehörige Information auf dem Kontoauszug automatisch verbuchen kann."

Eine gute Entscheidung

"Bankboy gehörte innerhalb kurzer Zeit zum festen Werkzeug in der Buchhaltung", so Elmar Hilzendegen. "Heute wissen wir: Eine Buchhaltung ohne Bankboy ist wie der Versuch, ein Auto ohne Benzinschlauch zu fahren. Ein kleines Teil, aber unglaublich effizient".

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